• mich mit Freunden unterhalten, die Tausende von Kilometern entfernt sind
• meinen Verwandten Emails schicken, während sie auf Hawaii Urlaub machen
• mit Kollegen Kontakt aufnehmen oder ihnen einen Rat geben

Unbegrenzte Möglichkeiten! Wir leben im 21. Jahrhundert, dem Jahrhundert der Kommunikation und Kollaboration. Darum ist Comindware Tracker auch ein umfassendes Online Collaboration Tool, zu dem ich hier ein paar nützliche Tipps und Tricks geben möchte.

Diskussionen starten

In Comindware Tracker hat jede Workflow-Aufgabe ein eigenes, hochgradig benutzerdefinierbares Formular. Sie können Felder und Registerkarten hinzufügen bzw. entfernen und Felder in Registerkarten zusammenfassen. Doch eines werden Sie sicher nicht missen wollen, die Diskussionen. Diese Registerkarte ist für jede Comindware Workflow-Aufgabe vorkonfiguriert. Hier können die Prozessbeteiligten Ideen austauschen, Fragen stellen oder beantworten, Empfehlungen aussprechen und vieles mehr. In einem Wort: das perfekte Online Collaboration Tool.

Diese Diskussionen sind wie eine normale Unterhaltung in schriftlicher Form, komfortabel und organisiert geführt. Mit „organisiert“ meine ich, dass nicht nur der jeweilige Beitrag, sondern auch Datum und Verfasser angezeigt werden. Natürlich kann man einen neuen Diskussions-Thread starten und die Beiträge kommentieren, auch die eigenen. Allerdings bleiben alle Beiträge und Kommentare im   ‘Verlauf ‘ erhalten. Es ist also darauf zu achten, dass die Beiträge in einem Online Collaboration Tool genauso objektiv, relevant und höflich wie in dienstlichen Emails sind.

Wahrscheinlich fragen Sie sich jetzt: Wie erfährt mein Team von meinem neuen Kommentar? Die Antwort ist simpel: per Email-Benachrichtigung.

Andere einbeziehen

Offensichtlich wäre die Diskussionsfunktion nutzlos, wenn die angesprochene Person über Fragen oder Beiträge nicht informiert würde. Darum haben unsere Experten für Softwarearchitektur die Comindware Tracker-Benachrichtigungen gut durchdacht, denn sie sollen alle Prozessbeteiligten sofort über Aktionen und Kommentare zum Prozess unterrichten. Diese Informationen werden per Email versendet. Wenn Sie also auf Ihrem Smartphone ein Email-Programm wie MS Outlook eingerichtet und mit dem Internet verbunden haben, erhalten Sie die Benachrichtigungen unverzüglich.

Die Comindware Tracker-Benutzeranleitung erklärt die Benachrichtigungseinstellungen im Detail, aber ich möchte an dieser Stelle gern auf die grundlegenden Konzepte eines Online Collaboration Tools eingehen:

• Beobachten. Wenn Sie ein Objekt beobachten, erhalten Sie über alle diesbezüglich stattfindenden Aktionen eine Benachrichtigung. Ein anschauliches Beispiel: Im Zoo werden alle Tiere bzw. die dazugehörigen Aktivitäten mit Comindware Tracker verfolgt. Nun soll ein neues Tier angeschafft werden, ein weißer Bär, und Sie möchten ihn so schnell wie möglich sehen. Wenn Sie also im Comindware Tracker des Zoos das Objekt ‘Weißer Bär’ beobachten, werden Sie sofort nach seiner Ankunft darüber benachrichtigt.
• Auto-Beobachten. Wenn diese Einstellung aktiviert ist und Sie eine Aktivität für ein Objekt durchführen, werden Sie automatisch zu dessen Beobachter. So ähnlich funktioniert auch die Option ‘Auto-Beobachten’ bei LinkedIn. Wenn Sie also den Inhalt einer Workflow-Aufgabe bearbeiten oder einen Kommentar hinterlassen, werden Sie zum Beobachter dieses Objekts. Genauso als würden Sie auf die Schaltfläche ‘Beobachten’ im Objektformular klicken. Über die Schaltfläche ‘Beobachter verwalten’ werden alle Beobachter angezeigt und bearbeitet. So können auch andere Sie als Beobachter hinzufügen.
• Workflow-Benachrichtigungen. Sie sind ein Teil der Workflow-Einstellungen. Bei der Konfiguration von Workflows können Sie die Email-Benachrichtigungen für bestimmte Benutzer und Aktionen automatisieren, zum Beispiel bezüglich der Erstellung, Bearbeitung oder Kommentierung von Objekten. Über diese Aktivitäten (im Arbeitsbereich ihrer Abteilung) erhalten dann folgende Benutzer eine Benachrichtigung: Beobachter, Ersteller und Bearbeiter des Objekts sowie andere spezifizierte Benutzer.
• Email-Benachrichtigungen. Um Benachrichtigungen versenden zu können, müssen Sie erst den Email-Server einrichten. Comindware Tracker unterstützt SMTP- und Exchange-Email-Server. Wenn Sie mit der SaaS-Version von Comindware Tracker arbeiten, können Sie diesen Schritt überspringen, denn dann ist bereits ein SMTP-Server für die Versendung von Benachrichtigungen konfiguriert.

Maßgeschneidertes Online Collaboration Tool

Mit Comindware Tracker als Work Management Tool können Sie Ihre Online Collaboration genau nach Ihren Wünschen gestalten, denn die Funktionalität dieses Online Collaboration Tools mit Diskussions-Threads und Benachrichtigungen lässt sich passend zur individuellen Zielsetzung konfigurieren. Folgende Beispiele aus der Praxis zeigen, wie unsere Kunden ihre Kollaborationsprozesse mit Comindware Tracker als Work Management Tool auf einfache Weise optimieren:

• Comindware Tracker-Objekte für die Vorbereitung von Veranstaltungen oder Konferenzen – alle Beteiligten können das Objekt ‘Konferenz’ diskutieren und werden per Email über neue Kommentare informiert; alle Daten, Anlagen und Druckversionen von Materialien werden in Comindware Tracker perfekt organisiert und am selben Ort aufbewahrt.
• Umfragen/Einladungen/Erinnerungen mit Comindware Tracker automatisch versenden – ein simpler Workflow mit zwei Schritten, einem automatisch auszuführenden zeitbasierten Übergang und Benachrichtigungsfunktion für den zweiten Schritt. Das ist alles. Wenn das für diesen Workflow erstellte Objekt an den zweiten Schritt übergeben wird, erhalten die zuvor spezifizierten Personen die Umfrage/Einladung/Erinnerung per Email.
• Comindware Tracker als kollaboratives Abstimmungstool – ein Objekt mit den numerischen Feldern ‘Ja’ und ‘Nein’ einrichten, eine Diskussion starten und die erforderlichen Personen als Beobachter zur Verfolgung und Kommentierung des Objekts einladen.

Haben auch Sie Erfahrungen mit Comindware Tracker als Work Management Tool? Dann erzählen Sie uns und unseren Kunden davon, indem Sie einen Kommentar im untenstehenden Feld hinterlassen.

Pst… ich verrate Ihnen ein Geheimnis… Die nächsten Versionen von Comindware Tracker werden mit zwei weiteren Funktionen eines Online Collaboration Tools punkten: Benachrichtigungen anhand der nativen iPhone-Benachrichtigungen sowie die Möglichkeit, Online Collaboration über Remote Desktop-Zugriff und VOIP zu organisieren. Es bleibt spannend!

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Auch die Projektplanung hat so ihre Tücken, hier gibt es ebenfalls eine Reihe strategischer Details zu regeln: die geeigneten Leute ins Projektteam holen, Zeitrahmen abstecken, Abhängigkeiten bestimmen, Budgets aufstellen, Abschlusstermine festlegen und vieles mehr. Aber damit ist die Arbeit eines Projektleiters noch nicht erledigt, denn außer der eigentlichen Projektplanung hat er noch weitere Verantwortlichkeiten. Schließlich hält er eine Führungsposition inne und muss mit sozialer Kompetenz neben der Teamleitung auch dessen Zusammenhalt und Zusammenarbeit optimieren.

Zum Glück gibt es heute revolutionierende Technologien, die Projektleiter dabei ganz erheblich unterstützen. Auf der Basis umfangreicher Recherchen und bislang gesammelter Erfahrungen hat die IT-Branche eine großartige Projektplanungssoftware entwickelt, die Online Projektplanungssoftware. Sie unterstützt den Projektleiter und entlastet ihn von Routineaufgaben, damit er mehr Zeit für andere Aufgaben hat.

Wertschöpfende Vorgänge vs. sekundäre Aktivitäten

In jedem Unternehmen gibt es wertschaffende Tätigkeiten und Randaktivitäten. Laut BusinessDictionary.com sind wertschöpfende Aktivitäten solche, bei denen die „eingesetzten Ressourcen eine positive Rendite erwirtschaften und deren Wegfall sich negativ auf die Prozesse auswirken würde“. Randaktivitäten hingegen, so genannte sekundäre Tätigkeiten, gehören mit Blick auf Beschaffung/Produktion und Handel nicht zu den Hauptaktivitäten eines Unternehmens.

Doch die meisten Projektleiter müssen viel Zeit für sekundäre Tätigkeiten aufwenden. Dazu gehören zum Beispiel die Abstimmung mit anderen Projektleitern bezüglich der Personalressourcen, das Aktualisieren der zeitlichen Projektplanung auf Basis der bereits erledigten Aufgaben oder die Generierung detaillierter Statusberichte. Da bleibt wenig Zeit für wertschaffende Vorgänge wie die Unterstützung der Teambildung oder die Ausstattung des Teams mit optimalen Tools.

Echtzeit-Projektplanung mit Gantt-Diagrammen, Automation und Ressourcenzuteilung

Projektplanungssoftware ist eine hervorragende Unterstützung für Projektleiter.

Mit einer Online Projektplanungssoftware wie Comindware Project werden die sekundären Aktivitäten der Projektplanung automatisiert, damit sich der Projektleiter verstärkt mit wertschaffenden Aufgaben befassen kann. [ad#project-try] Und das ist die Kernfunktionalität von Comindware Project:

• Automatisierte prioritätenbasierte Planung
• Projektplanung mit Gantt-Diagrammen
• Tool für die Ressourcenzuteilung

Automatisierte prioritätenbasierte Planung

Diese Funktion berechnet den Projektplan automatisch, nachdem der Projektleiter in einer leicht verständlichen Drag&Drop-Oberfläche die Aufgaben zugewiesen und die Prioritäten festgelegt hat. Komplexe numerische Priorisierung, Ressourcenabgleich und manuelle Aufgabenverknüpfung gehören damit der Vergangenheit an.

Echtzeit-Projektplanung mit Gantt-Diagrammen

In Comindware Project erledigt die Funktion Gantt-Diagramm-Projektplanung die Neuplanung der verbleibenden Arbeit. Die Anzeige von Projektstatus, prognostizierten Meilensteinen und tatsächlichem Lieferdatum ist jederzeit aktuell und realistisch.

Tool für die Ressourcenzuteilung

Das Tool für die Ressourcenzuteilung verhindert die Überlastung von Ressourcen, die sich immer negativ auf die Teammotivation und -produktivität auswirkt. In dem farbcodierten Diagramm erkennen Sie auf einen Blick, welche Teammitglieder verfügbar sind und welchen bereits mehrere Aufgaben zugewiesen wurden.

Bei größeren Projekten und Teams bieten sich Ressourcenpools für die Aufgabenzuweisung an. Hier können jedem Pool individuelle Leiter zugeordnet werden, die dessen Aktivitäten beaufsichtigen.

Schlussfolgerung

Der Prozess für Projektplanung ist allzu häufig eine zu mühsame und zeitaufwändige Aufgabe. Aber mit der richtigen Online Projektplanungssoftware ist es ein Leichtes, bei Routineaufgaben Zeit einzusparen und die Teamproduktivität zu verdoppeln.

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