Weisen Sie jede Aufgabe nur einem Verantwortlichen zu.

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation.

1. exakte Fälligkeiten
2. klar definierte Erwartungen
3. alle Details, um Vermutungen und Annahmen auszuschließen
4. die Bereitschaft, Fragen zu beantworten
5. das Interesse an Vorschlägen für eine einfachere und schnellere Erledigung von Team-Aufgaben

Eine kollaborative Software für die Aufgabenverwaltung ist eine wirkungsvolle Unterstützung bei der Verwaltung kleiner Teams.

Ein abschließender Gedanke zur Verwaltung kleiner Teams

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Warum sind Gantt-Diagramme gut fürs Projektmanagement

1. Rundum informiert sein. Gantt-Diagramme liefern einen visuellen Projektüberblick mit allen wichtigen Daten und Zeitvorgaben. Außerdem zeigen sie an, ob ein Projekt planmäßig fortschreitet, welche Abschnitte bereits abgeschlossen wurden und welche Arbeiten noch anstehen.
2. Abhängigkeiten und Beziehungen von Aufgaben untereinander verstehen. Ein Projektmanagement Gantt-Diagramm veranschaulicht die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben sowie deren Auswirkungen auf das Projekt insgesamt, denn manche Aufgaben können erst nach dem erfolgreichen Abschluss anderer bearbeitet werden.
3. Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Ein Bericht von 360 Solutions über die Erkenntnis des globalen Marktforschungsunternehmen SIS International Research informiert: „70% aller kleinen und mittelgroßen Unternehmen betrachten ineffiziente Kommunikation als ihr primäres Problem.“ Die finanziellen Folgen dieser Schwachstellen summieren sich pro Jahr auf fast eine halbe Million Euro. Doch Gantt-Diagramme können hier Abhilfe leisten und Missverständnisse vermeiden, vor allem bei sehr komplizierten Aufgaben.

Echtzeit-Projektmanagement – ist das machbar?

Ja. Wenn für das Projektmanagementtool akkurate Daten verfügbar sind (vollständig sowie von kompetenter Stelle überprüft) und die Datenbeziehungen untereinander beachtet werden, ist Echtzeit-Projektmanagement problemlos möglich.
Kollaboration ist nicht etwa ein Modewort, sondern der Schlüssel zu erfolgreichem Echtzeit-Projektmanagement. Die Entwickler von Cloud-basierter Projektmanagement Software haben mit vereinfachten und von überall erreichbaren Echtzeit-Kommunikationswegen eine großartige Basis für tatsächliches Echtzeit-Projektmanagement geschaffen.

Ressourcenzuteilung im Projektmanagement

Projektstrukturpläne, farbige Kennzeichnungen und Gantt-Diagramme

• Projektstrukturpläne. Das Diagramm ‘Projektstrukturplan’ (PSP) bildet umfangreiche Projekte mit komplexem Ressourcenabgleich klar und leicht verständlich ab. Projektleiter müssen die Aufgaben und Aktivitäten nach Erstellung nur noch an der entsprechenden Stelle im Projektplan ablegen.
• Prädiktive Echtzeit-Gantt-Diagramme. Die prädiktiven Echtzeit-Gantt-Diagramme von Comindware Project planen die verbleibende Arbeit automatisch neu und gewährleisten so, dass der Plan immer aktuell ist und den tatsächlichen Projektstatus anzeigt.
• Farbige Diagramme für die Ressourcenzuteilung. Die farbcodierten Diagramme sind eine große Unterstützung bei der Ressourcenzuteilung im Projektmanagement. Auf einen Blick sind alle Informationen erfasst: wer zu viel Arbeit hat, gerade in Urlaub ist oder über freie Kapazitäten verfügt.

Schlussfolgerung

Visuelle Mittel wie Folien, Videos, anschauliche Requisiten oder Lichteffekte werten langweilige Vorträge auf und sorgen für Aufmerksamkeit im Publikum. Den gleichen Zweck erfüllen Visualisierungen beim Projektmanagement. Effektiv eingesetzt optimieren sie langfristig jedes Projektmanagement.

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Anmerkungen wurden in die Datei aufgenommen oder in einer weiteren Email versendet. Dadurch entstanden mit der Zeit ernsthafte Versionsprobleme, wenn ein Teammitglied diese Datei zwischenzeitlich an seinem Arbeitsplatz überarbeitete. Außerdem gab es Unklarheiten bei der Aufgabenstellung, die Projekte verzögerten – besonders dann, wenn die Email nicht explizit formuliert war oder Details aus dem Kontext gerissen wurden.

Was ist soziale Task Management Software?

Software für soziales Task Management ist ein kollaborativer Echtzeitansatz für die Verwaltung von persönlichen sowie Teamaufgaben. Webbasierte soziale Task Management Software bietet Statusaktualisierungen und Filesharing auf ganz neuem Niveau, wie diese Vorteile veranschaulichen:

• Alle Aktivitäten (Aktualisierungen, Dateien, Unterhaltungen, Anmerkungen usw.), die zu einer Aufgabe gehören, werden für die Beteiligten in Echtzeit angezeigt.
• Kommentar- und Diskussions-Threads befinden sich im Kontext der betreffenden Aufgaben bzw. Projekte; klare Informationen verhindern Verwirrung.
• Nicht nur Tabellenkalkulationen und einfache Textdateien, sondern auch andere Dateitypen wie PowerPoint-Präsentationen und Bilder können hochgeladen und mit dem gesamten Team geteilt werden.
• Tags für Worte und Sätze machen es den Teammitgliedern einfach, das Gewünschte zu finden.

Projektmanagement vs. Soziales Task Management

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen Social Task Management und Projektverwaltung. Projekte werden für eine schnellere Ausführung und Lieferung in einzelne Aufgaben aufgeteilt. Darum kann eine soziale Task Management Software eine echte Projektmanagementlösung kaum ersetzen. Das gilt insbesondere für große Projekte mit strengen internen Kontrollenbezüglich der Terminpläne und zugeteilten Ressourcen wie Personal, Zeit und Budget.

Den Aussagen der Anbieter von Projektmanagementsystemen zum Trotz sollten Sie bedenken, dass ein eventueller Wechsel von simplen Tools für Social Task Management zu einer ausgewachsenen Projektmanagementsoftware allein von den Projektmanagementanforderungen Ihres Unternehmens abhängt.

Immerhin können die meisten Projekte auch mit Kollaborationstools effektiv ausgeführt werden. Allerdings müssen sie einen Schwerpunkt auf soziales Task Management legen, wie zum Beispiel Comindware Tracker, oder sogar mit eigenständigen Tools für Social Task Management aufwarten. Die Investition in eine Projektmanagementsoftware ist also eventuell gar nicht erforderlich.

Comindware Tracker realisiert effektives Task Management

Comindware Tracker ist eine adaptive Plattform für Geschäftsprozessmanagement, die mit hoher Benutzerfreundlichkeit punktet und „on the fly“-Änderungen an Workflows erlaubt. Damit ist ein effektives Task Management während der gesamten Ausführung gewährleistet. Mit dem grafischen Workflow-Generator erstellen und bearbeiten Sie Workflows, fügen per Drag&Drop Aufgaben hinzu oder entfernen sie. Diese Software können Sie effizient nutzen, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.

Die einzigartige ConnectStep-Technologie von Comindware Tracker optimiert Workflows und Aufgabenbearbeitung mit Hilfe von automatisch generierten Aufgaben für den nächsten Schritt. Außerdem bietet Comindware Tracker alle oben erwähnten Vorteile einer Software für soziales Task Management.

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Comindware Project gibt Unternehmen eine innovative Projektmanagementtechnologie an die Hand, die Projektleitern die Planung erheblich vereinfacht und die effektive Ausführung und Zusammenarbeit in den Projektteams gewährleistet. Mit Comindware Project for iPad behalten Projektleiter jederzeit die Kontrolle über ihre Projekte, sogar in Meetings oder unterwegs.

„Die Jury würdigte die wohldurchdachte und logisch aufgebaute Innovation und Ausführung, die Comindware Project for iPad mit Blick auf die wichtigste Zielgruppe realisiert: die Anwender.  Comindware hat mit seinen praktischen Innovationen und hochmodernen Technologien erwiesenermaßen die Barrieren traditioneller branchenspezifischer Work Management-Lösungen überwunden“, so Hugh McKellar, Editor in Chief bei KMWorld.

Comindware Project basiert auf Comindware Team Network, dem branchenweit ersten Unternehmenstool für Zusammenarbeit, das die gesamte Arbeit an einem Ort aufbewahrt und die ständige Verfügbarkeit aller projektrelevanten Dokumentationen und Diskussionen sicherstellt. Damit wird die effiziente Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen wirkungsvoll unterstützt.

„Wir freuen uns über die Anerkennung unseres Produkts als Trendsetter und die damit verbundene Bestätigung, dass unsere Software für den Markt und unsere Kunden einen echten Mehrwert darstellt“, kommentiert Max Tsypliaev, Gründer, President und CEO von Comindware Inc. die Neuigkeit. „Es ist eine große Auszeichnung, von einer Fachjury mit Analysten, Systemintegratoren, Händlern und vielen anderen Experten aus einem Pool von mehr als 650 Kandidaten ausgewählt zu werden und die  Motivation zur kontinuierlichen Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Lösungen.“

Über Comindware:

Comindware® ist Pionier für Work-Management-Lösungen, die die Wertschöpfung von Wissensarbeitern in Form von adaptivem Business Prozess Management sowie kollaborativem Projektmanagement unterstützt. Mit Comindware Team Network bietet Comindware die branchenweit erste vorintegrierte Kollaterationsplattform für die Ausführung von Projekten und projektübergreifenden Prozessen in Unternehmen an. Das inhabergeführte Unternehmen wurde 2010 in Woburn, USA, von Max Tsypliaev, einem Industriemanager mit langjähriger Erfahrung in der IT-Branche, gegründet. Zuvor baute Tsypliaev mit Acronis einen der erfolgreichsten Tool-Anbieter im Windows-Professional Umfeld auf und war Gründer der Parallels Inc. Comindware beschäftigt derzeit 70 Mitarbeiter an den Standorten Moskau, Boston/USA und Rosenheim. Seine zentralen Lösungen Comindware Tracker und Comindware Project werden von namhaften Industriegrößen in Deutschland eingesetzt.

Über KMWorld:

KMWorld (www.kmworld.com) ist der führende Informationslieferant für den Markt von Knowledge Management-Systemen und spezialisiert auf die neuesten Entwicklungen bei der Verwaltung von Inhalten, Dokumenten und Wissen. Seine über 50.000 Abonnenten verfolgen fachspezifische Komponenten und Prozesse sowie deren Erfolgsgeschichten, um sich fundiert über Lösungen zur Steigerung der Unternehmensperformance zu informieren.

KMWorld ist die Verlagseinheit von Information Today Inc. (www.infotoday.com)

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Wenn es im Unternehmen bereits einen Metadaten-Hub, eine Dokumentenverwaltung oder andere für den Betrieb wichtige Software gibt, sollte die Lösung zur Verwaltung der Arbeitsabläufe in der Cloud eine besondere Eigenschaft besitzen: die einfache Integration von Arbeitsabläufen in der Cloud mit Drittherstelleranwendungen.

Warum sollten Sie Arbeitsabläufe in der Cloud verwalten?

Software, mit der Sie den Arbeitsablauf in der Cloud verwalten können, bietet zahlreiche Vorteile. Microsoft kennt sieben Gründe dafür, dass immer mehr Organisationen zu Cloud-basierten Anwendungen für den Unternehmensbetrieb wechseln:

1. Produktivitätssteigerung. Nur wenige Klicks sind für den Zugriff auf Dokumente sowie ihre Verteilung nötig. Außerdem sind diese praktisch überall verfügbar, solange eine Internetverbindung besteht, so bleiben auch Remote- und mobile Mitarbeiter produktiv.
2. Geringe Vorlaufkosten. Es müssen keine kostenintensiven Server zur Aufbewahrung von Emails, Dokumenten und anderen für den Betrieb wichtigen Dateien angeschafft werden; ein besonderer Pluspunkt für Startups.
3. Zusammenarbeit. Die Teammitglieder können bei Projekten und Aufgaben in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne dass unzählige Emails hin- und hergeschickt werden müssen.
4. Resilienz. Wenn Daten in der Cloud gespeichert werden, führen Hardwareschäden oder -verluste nicht zur Unterbrechung des Arbeitsablaufs aufgrund fehlender Daten.
5. Einfache Bedienung. Für die Optimierung von Arbeitsabläufen muss weder Hard- noch Software installiert werden. Auch ein IT-Administrator wird nicht benötigt, denn der Datentransfer in die Cloud ist sehr unkompliziert.
6. Zugriff. Der Zugriff ist über beliebige Smartgeräte möglich: Telefon, Laptop, Desktop-PC oder Tablet.
7. Sicherheit. Zusätzlich zu RBAC-Protokollen (Rollenbasierte Zugriffssteuerung) verwenden die Anbieter von Cloud-Software für ihre Datenserver mehrere Sicherheitsebenen.

Mit Comindware Tracker optimieren Sie Arbeitsabläufe in der Cloud

Ihnen ist sicher nicht entgangen, dass der Markt mit Cloud-Software für die Optimierung von Arbeitsabläufen riesig und hartumkämpft ist. Hunderte, wenn nicht Tausende Anbieter konkurrieren miteinander. Was macht nun Comindware Tracker so besonders?

1. API (Anwendungsprogrammierschnittstelle). Die Integrationsfunktionalität der Comindware Web Services API erlaubt die Verknüpfung mit bereits vorhandenen Lösungen wie zum Beispiel MS SharePoint, Salesforce oder SurveyGizmo. So wird die Nutzung Ihrer Daten mit verschiedenen Plattformen und Anwendungen möglich.

Ein Beispiel: Wenn Sie Salesforce für Kundentransaktionen und die Comindware Tracker Business-App für den IT Helpdesk zur Vorgangsverfolgung verwenden, brauchen Sie Dank API nicht zwischen den Anwendungen zu wechseln und Ihre Daten sind nicht mehr auf zwei verschiedene Softwaresysteme verteilt. Alle relevanten Daten aus den einzelnen Anwendungen werden nach der Übernahme in Comindware Tracker in einem Kundendatensatz vereint.

Übrigens ist Comindware Tracker mit MS SharePoint Workflows bereits vorintegriert, es sind also keine weiteren Maßnahmen erforderlich.  

1. Einfachheit per Drag&Drop. Die vertraute Benutzeroberfläche im MS Outlook-Stil sorgt für schnelle Eingewöhnung und mit dem grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker bilden Sie den Arbeitsablauf visuell ganz einfach per Drag&Drop ab. Dafür sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.
2. Hochflexible Anpassung. Vorgefertigte kommerzielle Standardsoftware erfordert für die Anpassung an individuelle Gegebenheiten beim Arbeitsablauf Zeit, Geld und IT-Expertise. Comindware Tracker ist anders: Hier ist es möglich, jeden Workflow nach Bedarf beliebig anzupassen und einmalige Ad-hoc-Prozesse zu erstellen, ohne dafür den gesamten Arbeitsablauf neu einrichten zu müssen.

Schlussfolgerung

Um den Nutzen einer vorhandenen MS SharePoint Workflow Lösung oder anderer Tools zu maximieren, sollten Sie für die Optimierung von Arbeitsabläufen eine Cloud-basierte Software wählen, die die Integration von Drittherstelleranwendungen unterstützt. So sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern vermeiden auch die erneute Dateneingabe und Verwendung mehrerer Softwaresysteme.

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Effizientes Ressourcenmanagement – warum?

Einer der Hauptgründe für Projektverzögerungen ist die Überlastung der beteiligten Mitarbeiter, die wiederum von einer suboptimalen Projektplanung herrührt. Mal abgesehen von den nachteiligen Auswirkungen auf die Projektausführung insgesamt, erweist sich die Überlastung von Ressourcen als äußerst nachteilig für die Motivation und Produktivität im Projektmanagementteam.

Stellen Sie sich einmal vor, wie Sie sich zwischen Ihren Aufgaben und Projekten zerteilen müssen, während andere Teammitglieder mit den gleichen Fertigkeiten und Qualifikationen viel Leerlauf haben, den sie mit sozialen Medien oder sogar unproduktivem Getratsche füllen. Vermutlich kommen Sie dann zu dem Schluss, dass Sie entweder unentbehrlich sind oder Ihr Projektleiter Sie auf dem Kieker hat.

Für den Projektleiter ist die verwendete Methodik mit Blick auf Ressourcenmanagement Software also ausschlaggebend. Nicht nur aus Gründen der Fairness und Gleichberechtigung, sondern auch um Projekte rechtzeitig, im Budget und gemäß den Erwartungen abzuschließen.

Personal Ressourcenmanagement Software – ein paar Tipps

Die Zuteilung von Personalressourcen ist kein wirklich schwierig zu verstehendes Konzept, aber ohne das richtige Ressourcenmanagement samt entsprechender Technologie um den Prozess zu vereinfachen, kann der Schuss leicht nach hinten losgehen; vor allem wenn es sich um eine größere Zahl von Mitarbeitern handelt.

Natürlich wünschen sich Projektleiter die volle Kooperation Ihres Teams bei jedem einzelnen Projekt. Und sofern eine kollaborative Kultur mit Transparenz und offener Kommunikation für die richtige Einstellung und entsprechende Motivation sorgen, sollte die gewünschte Teamzusammenarbeit ein Selbstläufer sein. Wahrscheinlich muss sie nicht einmal extra erwähnt werden.

Das Personal Ressourcenmanagement birgt jedoch einige Stolperfallen und es passiert schnell, dass aufgrund ungeeigneter Planung und/oder des Fehlens einer fähigen Personal Ressourcenmanagement Software Aufgaben ungleichmäßig oder nicht an die richtigen Teammitglieder verteilt werden. Manchmal wird auch schlicht die Tatsache übersehen, dass selbst die besten Mitarbeiter nicht rund um die Uhr arbeiten.

1. Aufwand statt Kalenderzeiten. In drei Tagen kann viel geschafft werden, sofern jede Minute im Büro für die aktuellen Aufgaben und Projekte eingesetzt wird. Aber wie sieht es aus mit Besprechungen, dringenden Anforderungen oder anderen unerwartet auftretenden Ereignissen? Laut einem Artikel von Karl Wiegers auf ProcessImpact.com sollte man den Zeitaufwand nicht nach dem Kalender kalkulieren, sondern auf Basis von Aufwand im Sinne von benötigten Arbeitsstunden pro Aufgabe.
2. Schulungsbedarf und Lernkurve. Beim Ausprobieren neuer Tools oder Prozesse haben die erforderliche Einarbeitungszeit und Lernkurve einen deutlichen Einfluss auf die Teamproduktivität. Niemand kann bereits während der Eingewöhnung beste Ergebnisse liefern und unrealistische Erwartungen sorgen mit Sicherheit für schlechte Stimmung im Team.
3. Plan B. Wir alle wissen, dass viele Projekte nicht wie geplant verlaufen. So ist es nun mal im Leben. Effiziente Projektplanung und Vorkalkulation bedeutet daher auch, mögliche Alternativen und schnell greifende Abhilfemaßnahmen für den Fall der Fälle vorzubereiten.

Schlussfolgerung

Die eingesetzte Personal Ressourcenmanagement Software ist bei den Projekten häufig für Erfolg oder Scheitern verantwortlich. Die Funktionalität der Comindware Project Ressourcenmanagement Software liefert eine einfache und leicht realisierbare Vorgehensweise für die Erkennung und Kontrolle von Ressourcenüberlastung samt Konfliktbehebung im Vorfeld, unterstützt von einer integrierten Ressourcendatenbank für große Teams und umfangreiche Projekte.

Damit werden Aufgaben von den jeweils am besten geeigneten Teammitgliedern bearbeitet, entsprechend der im Projekt vorgegebenen Kriterien verteilt und es ist sichergestellt, dass alle ihren gerechten Teil zum Ganzen beitragen. So wird jedes Projekt zu einem echten Erfolg.

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Personalmanagement Software und Ressourcenmanagement Software – warum beide so wichtig sind

Eine gleichmäßige Verteilung der Arbeit im Team gelingt immer schwieriger, denn die Unternehmen werden fortwährend zu Einsparungen gezwungen und müssen Arbeitskosten minimieren. Auch wenn schlanke Organisationen die begabtesten Talente ihrer Branche gewinnen können, sie müssen sich kontinuierlich darum bemühen, mit weniger Personal mehr zu erledigen. Und diese Belastung fordert ihren Tribut. Viele geben ihren Job auf, um dem Stress zu entfliehen. Sogar wenn das mit finanziellen Nachteilen verbunden ist.

Mit einem Ressourcenmanagement Tool, das auch in einer umfassenden Projekt- und Ressourcenmanagement Software wie Comindware Project enthalten ist, erkennen und beheben Sie Ressourcenkonflikte. Zu Ressourcenkonflikten kommt es, wenn einer Person mehrere Aufgaben bei verschiedenen Projekten zugewiesen werden, die alle zeitgleich erledigt werden müssen. Bekanntermaßen ist Multitasking ein Mythos. Sofern der betreffende Mitarbeiter also nicht zaubern kann, wird er kaum alle Projektaufgaben rechtzeitig und mit bestem Ergebnis bearbeiten können. Ganz abgesehen von den psychischen Konsequenzen der Überarbeitung.

Doch mit Ressourcenmanagement Software können Projektleiter schon im Voraus sehen, wie sich eine bestimmte Ressourcenzuteilung auf die einzelnen Projekte und deren Beteiligte auswirkt. Sie müssen nicht erst verschiedene Berichtstools prüfen, sondern können mit einem Blick beurteilen, ob die Projekte mit dieser Ressourcenzuteilung termingerecht abgeschlossen werden können. Außerdem überwachen Sie damit die Arbeitsauslastung im Team, nehmen nötige Anpassungen vor und erkennen welche Ressourcen verfügbar sind.

Personalmanagement Software von Comindware Project

Vor allem dynamische Projekte profitieren von der Comindware Project-Funktionalität zur Verwaltung der Arbeitsauslastung. Ein gutes Beispiel sind Projekte von Architekten, bei denen sich Aufgaben und Prioritäten je nach Kundenwunsch immer wieder kurzfristig ändern. Bei dieser Personalmanagement Software ist die Aufgabenzuweisung mit wenigen Mausklicks erledigt oder neu vorgenommen. Die Arbeitskalender der verschiedenen Mitarbeiter sind farblich gekennzeichnet, damit Projektleiter sofort erkennen, welche Mitarbeiter gerade verfügbar, ausgelastet, an mehreren Projekten beteiligt oder abwesend sind.

Ein weiterer Vorteil von Personalmanagement Software für Projektarbeit ist die visuelle Darstellung von Aufgabenzuweisungen und Fälligkeiten. Damit erkennen Projektleiter auf einen Blick, welche Aufgaben planmäßig verlaufen und welche überfällig sind.

Um eine ausgewogene Arbeitsauslastung sowie motivierte und produktive Teams zu gewährleisten, sollten Sie Wert auf eine effiziente Ressourcenmanagement Software legen. Das gilt besonders für dynamische Projekte und große Ressourcenpools, aber auch für kleine Talentpools, bei denen eine gleichmäßige Verteilung des Aufwands nicht minder wichtig ist. Wenn Sie mittelmäßige Resultate von müden und gestressten Teammitgliedern vermeiden möchten, ist eine Personalmanagement Software für die effektive Zuteilung des Arbeitsaufwands sicher die beste Lösung.

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Von Anfang bis Ende – die Vorteile von Online Project Planning Tools

„Wer den Erfolg nicht plant, der plant den Misserfolg“ – ein Klischee, aber gerade beim Projektmanagement trifft es des Pudels Kern. Projektplanung und Kontrolle, am besten mit einem Online Project Planning Tool, sind für eine erfolgreiche Projektausführung unverzichtbar:

• Blueprint. Der grundlegende Plan ist wie eine Landkarte, die ein Projekt vom Start bis zum Abschluss leitet.
• Aufgabenzuweisung. Jedes Teammitglied ist für die ihm zugewiesenen Aufgaben verantwortlich. So spürt jeder selbst die Konsequenzen von nicht oder besonders gut ausgeführten Aufgaben, was sich positiv auf die Motivation und eigene Priorisierung auswirkt.
• Ressourcen. Effiziente Projektplanung berücksichtigt die Ressourcen Personal, Finanzen, Zeit und trifft Vorkehrungen für eventuell auftretende Verzögerungen, zum Beispiel weil manche Teammitglieder gleichzeitig an mehreren Projekten beteiligt sind.
• Problemumgehung und Risikominderung. Projektpläne müssen mögliche Alternativen und schnell greifende Abhilfemaßnahmen für den Fall der Fälle beinhalten.
• Fachkundige Mitarbeiter und Fertigkeiten. Während der Planungsphase werden Teammitglieder mit dem benötigten Fachwissen gesucht. Bei Bedarf können sie auch nach Zuweisung einer Aufgabe geschult werden oder ihre Kenntnisse auffrischen.
• Projektabschluss. Wenn eine klare Richtung vorgegeben ist, lassen sich die Teammitglieder nicht durch eigene Vorstellungen ablenken.
• Wertvolle Erkenntnisse sammeln. Effiziente Projektplanung berücksichtigt die positiven und negativen Erfahrungen aus bereits abgeschlossenen Projekten.

Online Projektplanung und Kontrolle – so meistern Sie die Herausforderungen

Von einem Projektleiter wird eine Menge erwartet. Die vielen Vorteile von Projektplanung sind unbestritten, aber es gibt auch echte Herausforderungen, zum Beispiel:

• Unrealistische Fälligkeitsdaten

Viele Projektleiter werden mit illusorischen Abschlussdaten konfrontiert. Egal ob die Geschäftsleitung auf bestimmte Termine besteht oder das Projekt im Vorfeld eines wichtigen Events liegt, zu knappe Deadlines erzeugen Stress und wirken sich negativ auf die Teamproduktivität aus.

Hier sind kreative Planung, Vorbereitung von Alternativen und effektive Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Nur so herrscht bei allen Teammitgliedern und Projektbeteiligten von dritter Seite Klarheit. Außerdem erfährt damit die Geschäftsleitung gleich zu Beginn, dass die Einhaltung der gesetzten Termine nicht garantiert ist. Als besonders vorteilhaft hat sich hier die Online Projektplanung erwiesen.

• Änderung bzw. schleichende Überschreitung des Projektumfangs

Anpassungen des ursprünglich geplanten Projektumfangs, genehmigt oder ungenehmigt, sind manchmal unvermeidbar. Häufig ergeben sie sich durch zusätzliche oder geänderte Kundenwünsche in letzter Minute.

Eine sorgfältige Projektplanung und Dokumentation mit einem Online Project Planning Tool ist in solchen Fällen besonders hilfreich. Außerdem müssen die angeforderten Änderungen, deren Auswirkungen auf Terminvorgaben und Budgets, sich daraus ergebende Problematiken und geeignete Alternativen an die jeweiligen Beteiligten kommuniziert werden.

• Ressourcenmangel

Wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen kommt es immer wieder zu Engpässen bei den essentiellen Ressourcen Zeit, Finanzen und Personal. Darum sollte die Geschäftsleitung Projekte so priorisieren, dass es kein Tauziehen um die geeigneten Mitarbeiter und verfügbaren Geldmittel gibt.

• Unzureichende Kompetenz im Team

Werden den Teammitgliedern Aufgaben nur aufgrund ihrer Verfügbarkeit zugewiesen kann es sein, dass sie nicht über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Durch entsprechende Schulung kann dieser Umstand behoben werden. Ist das nicht möglich, wäre das Auslagern bestimmter Projektkomponenten oder die befristete Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter eine Alternative.

• Softwaresysteme ohne Kollaborationsfunktionalität

Auch Desktop-Projektmanagementtools wie Microsoft Project verfügen über Funktionen wie Gantt-Diagramme und Ressourcenabgleich. Allerdings eignen sie sich nur bedingt zur Kollaboration, vor allem in geografisch verteilten Teams. Hier haben sich Online Project Planning Tools bewährt, die jederzeit und von überall erreichbar sind und keine kostenintensive In-Haus-Infrastruktur erfordern.

• Suboptimale Kommunikationswege

Zum Teil werden auch Personen außerhalb des Unternehmens am Projekt beteiligt, zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder Subunternehmer. Häufig behindern jedoch In-Haus-Projektmanagementtools eine effektive Zusammenarbeit mit externen Dritten, weil VPN-Systeme die Kommunikationskanäle aus Sicherheitsgründen blockieren. Bei SaaS-basierten Projektmanagementtools ist das nicht der Fall.

Comindware Project und Online Projektplanung – ein großer Schritt in Richtung Effizienz

Früher brauchte ein Projektleiter analytisches Denken und Kenntnisse in der Projektplanung und Kontrolle, sein Handwerkszeug waren Taschenrechner und Whiteboard. Natürlich haben Rechner und Board auch heute ihren Nutzen, aber automatisierte Online Project Planning Tools bringen deutlich mehr Effizienz. Mit dem Projektstrukturplan von Comindware Project erstellen Sie die Aufgaben und Aktivitäten zunächst und legen sie dann an der richtigen Stelle im Plan ab, während gleichzeitig ein effizienter Ressourcenabgleich stattfindet.

Außerdem organisiert die automatisierte prioritätenbasierte Planung Ihre Projekte entsprechend der Aufgabenzuweisung und der vergebenen Priorität. Sie verschieben nur die Aufgaben per Drag&Drop, der Plan wird automatisch berechnet.

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Man sagt, das Fälligkeitsdatum sei die beste Motivation. Das ist richtig, obwohl dieser Termin häufig auch Stress erzeugt. Doch ohne bestimmte Fälligkeiten wäre wohl nie erkennbar, ob all die heute verfügbaren Werkzeuge und technologischen Möglichkeiten tatsächlich Früchte tragen. Denn einzuhaltende Fristen sorgen dafür, dass wir nicht einfach in den Tag hinein leben.

Beim Teamwork ergeht es uns nicht anders, auch hier sind Deadlines wichtig. Projekte müssen pünktlich abgeschlossen werden, damit Kunden ihrem Geschäft nachgehen können. Verzögerungen oder gar Unterbrechungen können hier harte Konsequenzen nach sich ziehen. Darum lohnt sich der Einsatz von Projektmanagement Software.

1. Unzureichendes Zeitmanagement.  Das kann passieren, wenn Sie ein Projekt übernehmen und sich beim Abschätzen des Zeitaufwands verrechnen. Die meisten Menschen überschätzen einfach, wie viel Arbeit sie in einer Woche oder an einem Tag schaffen können.
2. Unproduktive Kommunikation. Sie glauben, in der Teambesprechung alles klar und deutlich gesagt zu haben. Aber können Sie sich auch sicher sein, dass es bei den Mitgliedern Ihres Projektmanagement Teams auch genauso angekommen ist?
3. Falsche Prioritäten. Nicht nur die Regierung setzt falsche Prioritäten. Auch Teams ergeht es so, vor allem wenn die Ziele nicht eindeutig definiert sind.

Kompetente Projektmanagement Software, Teamdynamik und Deadlines

Manche kümmern sich nicht um Termine, weil sie sich von der Planung nicht viel versprechen. Vor allem bei großen Projekten mit vielen Variablen mag das vielleicht so sein. Trotzdem zahlt es sich im Allgemeinen aus, Termine wenn irgend möglich einzuhalten. Wenn Sie die folgenden Tipps beachten, haben Sie gute Chancen, Ihre Projekte pünktlich abzuschließen:

1. Kommunizieren Sie. Sorgen Sie für eine gute Atmosphäre und ein respektvolles Miteinander im Team. Offene und ehrliche Kommunikation lässt Negativität gar nicht erst aufkommen. Besonders vorteilhaft für gute Kollaboration ist eine Team Project Management Software  wie Comindware Project. Hier ist das Starten von Projektdiskussionen ganz einfach, denn im Team kann man nicht genug kommunizieren. Auch wenn eigentlich alle wissen was sie wann zu tun haben, wird eine Erinnerung nicht schaden.
2. Motivieren Sie. Motivation entsteht nicht nur durch finanzielle Zuwendungen. Auch die Anerkennung von Leistung vor dem gesamten Team erhöht die Produktivität und ist eine kostengünstige Möglichkeit, um das Engagement der Mitglieder zu steigern.
3. Priorisieren Sie. Die Definition von Zielen sorgt nicht nur für die Einhaltung von Terminen, sondern kann alle im Project Management Team anspornen. Wenn Sie Ihre Ziele zu den Zielen Ihrer Teammitglieder machen wollen, sollten Sie deren persönlichen Ehrgeiz aktivieren.
4. Zeigen Sie Anerkennung. Menschen möchten in ihren Handlungen bestätigt werden. Wenn sie ihre Sache gut machen, kommen entsprechende Belohnungen und offizielle Anerkennungen gut an. Doch in geografisch verteilten Teams sind Teambesprechungen vor Ort häufig nicht möglich. Darum bietet Comindware Team Network die Option, eigene Auszeichnungen zu gestalten und Diskussionräume einzurichten, in die andere Personen mit wenigen Mausklick eingeladen werden können.
5. Begeistern Sie. Das Engagement der Teammitglieder entwickelt sich schon mit der Erklärung, welche Rolle sie einnehmen, wie ihre Fertigkeiten und Erfahrungen positiv ins Projekt einfließen und welche Probleme sie damit tatsächlich lösen. Wenn Mitarbeiter ihren Platz im großen Ganzen kennen und wissen, dass sich ihr Team auf sie verlässt, sind sie deutlich motivierter.
6. Fördern Sie. Neben der Auszeichnung von guter Leistung sollten Sie den nicht ganz so erfolgreichen Teammitgliedern konstruktives Feedback geben sowie Verbesserungspotential aufzeigen und geeignete Aktionselemente empfehlen.

Kurz gesagt

Die meisten Projekte werden im Team bearbeitet und ein Teamgefühl entsteht in erster Linie durch Kommunikation. Eine Projektmanagement Software mit Funktionalität für effektive Kommunikation und zur Unterstützung der Kollaboration ist ausgesprochen hilfreich, um Projekte rechtzeitig abzuschließen. Aber vergessen Sie dabei nicht, dass jede Projektmanagement Software nur ein Werkzeug ist und dass Herz und Seele aller Projekte immer noch in den Projektzielen liegen.

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Herausforderungen bei der Arbeit mit verteilten Teams

Der technologische Durchbruch mit Videokonferenzen, Instant Messaging und Emails hat den Weg für Telearbeit geebnet und ermöglicht effektive Teamkollaboration auch ohne physische Anwesenheit am selben Ort. Das realisiert echte Vorteile für Unternehmen jeder Größe, vor allem bei den Kosten. Allerdings ergeben sich auch mannigfaltige Herausforderungen bei der Organisation und geeigneten Ausstattung von geografisch verteilten Teams:

• Kommunikation

Damit verteilte Teams über Projektmanagement Tools effektiv kommunizieren können, muss es ein geeignetes Kommunikationsmedium geben. Wenn sich die Teammitglieder an weltweit verstreuten Standorten befinden, sind die verschiedenen Zeitzonen zu beachten. Der Kommunikationsmodus, synchron oder asynchron, hängt von mehreren Kriterien ab: wie dringend ist eine Antwort bzw. Reaktion, wie viel Fachwissen ist im Team vorhanden, wie verlässlich sind die Teammitglieder untereinander?

Eine Planung mit projektübergreifenden Informationen macht potentielle Engpässe erkennbar, ermöglicht das Teilen bewährter Vorgehensweisen und hält mit entsprechenden Benachrichtigungen alle Beteiligten über den Projektfortschritt insgesamt auf dem Laufenden.

• Wissen teilen und verwalten

Die Weitergabe von Informationen ist nicht nur in verteilten Teams mitunter schwierig. Vor allem, wenn einzelne Teammitglieder das Teilen von Wissen als Bedrohung für ihre Position oder Kernkompetenz betrachten. Ein beratendes Mentoring und Initiativen zur Auszeichnung bzw. Anerkennung von Leistungen beugt solchen negativen Sichtweisen vor. Zusätzlich gewährleisten eine Knowledge Base oder ein Berichtssystem, in dem alle projektbezogenen Probleme, Lösungen und Teilarbeiten protokolliert und dokumentiert werden, dass Prozesswissen dem gesamten Team zur Verfügung steht.

Im Laufe der Zeit entsteht so ein wertvoller Informationsfundus für schnellere Problemlösungen, nicht nur in Bezug auf Kunden.

• Kulturelle Unterschiede

Teammitglieder haben häufig verschiedene Wurzeln und was der eine gut findet, lehnt ein anderer vielleicht ab. Somit basiert der Erfolg eines Teams auf der Fähigkeit seiner Mitglieder, kulturelle Unterschiede zu überbrücken und aus der Vielfältigkeit einen Nutzen zu ziehen. Besonders wichtig ist das für Teams, in denen mehrere Kulturen aufeinandertreffen. Pünktlichkeit, zum Beispiel, ist nicht für alle Nationalitäten eine erstrebenswerte Charaktereigenschaft.

Darum ist es wichtig, gleich zu Beginn die für alle Mitglieder verpflichtenden Teamziele zu definieren, um den Teamgeist zu stärken. Zur Zieldefinition gehört auch die Erstellung einer Roadmap für die Ausführung, die detaillierte Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Mitglied sowie die Vorgehensweise des Teams vorgibt. So wissen alle was zu tun ist, falls es zu unerwarteten Turbulenzen kommt.

• Vertrauensaufbau und Teamentwicklung

Erfolgreiches Bonding, also die Teamentwicklung, ist für die Förderung von Vertrauen und Kameradschaft zwischen den Teammitgliedern unerlässlich. Vor Ort ansässige Kollegen können sich in ihrer Freizeit treffen und am Privatleben der anderen teilhaben. Bei verteilten Teams ist das selten realisierbar und viele Unternehmen haben auch gar kein Budget für solche Aktivitäten.

Hier ist Kreativität gefragt. Wie wär’s mit einem virtuellen Teamraum? Privates teilen oder persönliche Ansichten, Hobbys und Überzeugungen diskutieren; sogar das Hochladen von Familien- und Urlaubsfotos ist hier möglich.

Online Software für Projektkollaboration und die Organisation verteilter Teams

Für die Arbeit in geografisch verstreuten Teams ist ein zentraler Knotenpunkt für die Kollaboration unerlässlich. Darum ist die Auswahl der Software für Online Teamkollaboration von entscheidender Bedeutung. Mit Blick auf die genannten Herausforderungen ist kollaborative Software sicher eine der einfachsten Vorgehensweisen, damit die Zusammenarbeit in verteilten Teams funktioniert. Denn eine webbasierte Plattform für Project Collaboration erlaubt den Teams jederzeit und von überall den Zugriff auf projektbezogene Daten und Informationen – per Computer, Smartphone oder Tablet-PC.

Wenn Sie nach einer Software für Projektplanung suchen, mit der Sie die Herausforderungen bei Projektverwaltung und Zusammenarbeit meistern können, sollten Sie Comindware Project testen. Diese von Comindware neu entwickelte Online Software für Projektkollaboration wird Sie überzeugen. Vereinte Aktivitätenlisten, strukturierte Gruppendiskussionen und Teamräume sowie eine umfassende Funktionalität unterstützen Sie bei der Teamentwicklung mit motivierten und produktiven Mitgliedern – für effektive Zusammenarbeit im Projekt, projektübergreifend und darüber hinaus.

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