Der Lebenszyklus eines Projekts besteht aus einer Reihe aufeinander folgender Phasen von der Einleitung (Konzeption) bis zum Abschluss. Obwohl der Bau eines Hauses äußerlich wenig Ähnlichkeit mit dem Abschluss eines Vertrages hat, durchlaufen beide Prozesse auf ihrem Weg von Anfang bis Ende die gleichen Phasen. Dies gilt in erster Linie für das Projektmanagement: Welche innovative Idee wir auch immer haben, ihre Umsetzung kann nach denselben Regeln und mit denselben Schritten erfolgen wie die Durchführung anderer Projekte.

Dies ist der große Vorteil des Projektmanagements. Da die meisten Projekte nach dem gleichen Schema ablaufen, spart dies viel Zeit und Mühe bei der Projektverwaltung. 

Die wichtigsten Phasen des Projektlebenszyklus

Dies sind die folgenden Stufen:

1. Einführung.
2. Planung.
3. Umsetzung (Ausführung).
4. Monitoring und Prüfung.
5. Vollendung.

Die allgemeine Logik ist, dass die meisten Ressourcen in der dritten Phase (Ausführung) verbraucht werden. Zu Beginn und am Ende des Zyklus ist der Verbrauch relativ gering.

Je näher wir dem Beginn des Zyklus kommen, desto einfacher ist es, Änderungen vorzunehmen. Je weiter wir kommen, desto schwieriger wird es

Wie gut wir die ersten beiden Phasen bewältigen, wird darüber entscheiden, wie viele Ressourcen am Ende verwendet werden und wie erfolgreich das Ergebnis sein wird.

Gehen wir kurz auf die einzelnen Phasen ein. 

Einleitung

In dieser Phase wird die Idee vorgebracht und begründet, und es wird untersucht, wie durchführbar sie ist, welche und wie viele Ressourcen benötigt werden.

So wird beispielsweise vor dem Bau eines Hauses eine Vermessung der Topografie und des Bodens vorgenommen, um festzustellen, ob das Grundstück bebaubar ist; eine rechtliche Vermessung wird durchgeführt, um festzustellen, wem das Grundstück gehört. Gleichzeitig wird errechnet, wie viel Zeit, Geld und Arbeitskräfte benötigt werden, um das Haus im geplanten Zeitrahmen zu bauen.

Es ist bemerkenswert, dass in dieser Phase noch kein Anfang gemacht wurde. Wenn sich herausstellt, dass die Kosten zu hoch sind oder der Boden für den Bau nicht geeignet ist, wird das Projekt in der Anfangsphase gestrichen. Das ist viel besser, als das Projekt zu beginnen und dann auf unüberwindbare Probleme zu stoßen. Aus diesem Grund sollte die Einführungsphase nicht zu schnell angegangen werden.

Die Planung 

Der grundlegende Unterschied zur Einführung besteht darin, dass der Anfang bereits gemacht wurde. Jetzt ist es an der Zeit, Start- und Endtermine festzulegen, Projektunterlagen zu erstellen, Verantwortliche zu benennen und einen Arbeitsplan zu erstellen. 

Die Planung ist abgeschlossen, wenn der Plan erstellt ist und jedem Durchführenden eine konkrete, eindeutige Aufgabe, eine Frist und die erforderlichen Ressourcen zugewiesen wurden.

Durchführung, Prüfung und Monitoring

Diese Phasen werden kombiniert, da sie gleichzeitig stattfinden.

In der Praxis ist der einfachste Schritt die Umsetzung. Der Plan ist fertig, Ressourcen und Auftragnehmer sind vorhanden. Wir müssen nur sicherstellen, dass unser Haus gemäß dem Zeitplan und den Kostenvoranschlägen gebaut wird. Der Schwerpunkt liegt auf der Kontrolle. 

In der Praxis ist das nicht so einfach, da der ursprüngliche Plan während der Ausführung fast immer Änderungen unterworfen ist. Ein Beispiel: Wir haben beschlossen, das Haus mit den Materialien A, B und C zu bauen, aber während des Baus wurde das Material B sehr teuer, und C erwies sich als von schlechter Qualität. Am Ende wurde das Haus mit den Materialien A, D und E gebaut. Oder wir begannen mit der Gestaltung des Grundstücks nach einem genehmigten Plan, aber der Kunde griff in den Prozess ein, brachte neue Anforderungen ein, und der Plan musste geändert werden.

Solche Anpassungen sollten mit Gelassenheit hingenommen werden; sie sind fast unvermeidlich. Zu Beginn des Lebenszyklus (in den ersten beiden Phasen) lohnt es sich jedoch, dies zu bedenken und Änderungen im Plan vorzusehen, damit dieser ausreichend flexibel ist.

Fertigstellung:

In der letzten Phase geht es nicht nur darum, den Erfolg zu feiern. Das Ergebnis muss übergeben werden: das Haus an den Zulassungsausschuss, die neue Filiale an den ernannten Geschäftsführer, die Website an den Kunden. Die Übergabe umfasst die Beseitigung von Mängeln, die Bereitstellung aller Zugänge und Eigentum Dokumente. Die für das Projekt relevanten Dokumente müssen gesammelt und dem Archiv zur langfristigen Aufbewahrung übergeben werden.

Am Ende des Lebenszyklus analysieren sie die geleistete Arbeit, die Erfolge und Misserfolge, um Schlussfolgerungen für die Zukunft zu ziehen.

Welchen Zweck erfüllt die Automatisierung des Produktlebenszyklus Managements?

Der Projektansatz geht davon aus, dass jedes Projekt bestimmte Phasen in seinem Lebenszyklus durchläuft. Und das passt gut zur Idee eines Geschäftsprozesses.

Die Automatisierung des Lebenszyklus Managements mit BPM-Systemen bietet eine Reihe von Vorteilen.

1. Die Formalisierung. Sie können ein komplettes Projekt Ablaufdiagramm von Anfang bis Ende erstellen, in dem alle Schritte und die verantwortlichen Personen aufgeführt sind.
2. Die Vereinheitlichung. Ein etablierter Geschäftsprozess wird zu einem Weg, dem Dutzende oder Hunderte von spezifischen Projekten folgen. Auch wenn jedes dieser Systeme sicherlich seine eigenen Merkmale hat, so wird doch ein einheitliches Schema dazu beitragen, dass Routine- und Wiederholung Vorgängen nicht zu viel Aufmerksamkeit geschenkt wird.
3. Der automatische Stufenwechsel. Wenn ein Unternehmensprozess erstellt wird, werden die Bedingungen für den Übergang zwischen den Phasen festgelegt. Sobald alle Bedingungen erfüllt sind, findet der Übergang statt: Neue Mitarbeiter werden eingestellt und erhalten sofort ihre Aufgaben. Dadurch wird der Prozess erheblich beschleunigt.
4. Die Bequeme Überwachung. Mit dem BPM-System können Sie sehen, in welchem Stadium sich jedes Projekt befindet (oft laufen mehrere gleichzeitig). Es ist möglich, zu beobachten, wo Probleme am häufigsten auftreten und deren Ursachen zu finden. Das System hilft auch bei der Kontrolle von Ressourcen Bilanzen, was besonders wichtig ist, wenn ähnliche Projekte zur gleichen Zeit laufen und ähnliche Ressourcen verbrauchen. So können Sie “proaktiv” handeln und Verzögerungen vermeiden.

Testen Sie eine Low-Code-BPM-Lösung auf Basis der CMW Platform. Diese Lösung kann zunächst für die Automatisierung eines einzelnen Prozesses verwendet werden, wofür 1 Wirtschaftsanalytiker und ein paar Stunden Zeit benötigt werden, und kann dann erweitert werden.

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Ein KPI-System ist ein System zur Verwaltung der Mitarbeiterperformance in einem Unternehmen. Unternehmensleiter werden sich heute immer mehr der Tatsache bewusst, dass die richtige Motivation für ihre Mitarbeiter viel bewirken kann. Je weiter sich die Denkweise jedes einzelnen Mitarbeiters des Deutschen Prinzip “Ich werde dafür bezahlt, dass ich bis 16:45 Uhr am Schreibtisch sitze” entfernt, desto mehr profitiert das Unternehmen. Bevor man sich an die Implementierung von KPI macht, ist es sinnvoll, die Grundlagen zu verstehen, den Zweck und die Strategie des KPI-Systems zu definieren und eine Softwarelösung zur Automatisierung des Systems auszuwählen. Schauen wir uns jede der oben genannten Phasen der Implementierung eines KPI-Systems in einem Unternehmen genauer an.

Was sind KPI?

Ein KPI (Key Performance Indicator) ist ein quantifizierbares Maß für die Wirksamkeit der Erreichung bestimmter Ziele oder Resultate. Zur Verdeutlichung sind hier die Arten von KPIs aufgeführt, die üblicherweise im Geschäftsprozessmanagement (BPM) verwendet werden:

1. Produktivitäts-KPI – beschreibt das Verhältnis von erzielten Ergebnissen zu aufgewendeter Zeit (z. B. Anzahl der Verkäufe pro Monat);
2. Effizienz-KPI – beschreibt das Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den Kosten der Ressourcen (z. B. ROI, Zielkosten pro Verkauf);
3. KPI des Funktionsumfangs – ermöglicht die Bewertung der Übereinstimmung des ausgeführten Geschäftsprozesses mit dem für seine Ausführung erforderlichen Arbeits Algorithmus (z. B. Vollständigkeit der angegebenen Anforderungen).

Da die KPIs einen Einblick in die Ergebnisse und Kosten bieten, werden sie als Elemente für die Planung, die Überwachung der Leistung gegenüber den Plänen und die Motivation der Mitarbeiter verwendet. Bei der Einführung eines KPI-Systems werden die Soll- und Ist-Werte der ausgewählten Indikatoren aufgezeichnet, so dass dem Manager klar wird, was und wie er seine Mitarbeiter motivieren kann. Und diese wiederum wissen, unter welchen Bedingungen und mit welchen Ergebnissen sie rechnen können. 

Etappen und Einführung eines KPI-Systems in ein Unternehmen 

Ziele und Entwicklung einer Strategie

Ein KPI-System beinhaltet die Integration der globalen Ziele des Unternehmens und der persönlichen Ziele der einzelnen Mitarbeiter. Seine Umsetzung trägt dazu bei, mehrere Ziele zu erreichen:

• Steigerung der Mitarbeiter-Motivation und der Leistungsindikatoren.
• Erstellen Sie ein klares System von kurz- und langfristigen Unternehmenszielen, um diese kontinuierlich zu erreichen.

Es ist empfehlenswert, zunächst die Ziele des Unternehmens in einer übersichtlichen Reihenfolge festzulegen und sie dann in nahe und ferne Ziele zu unterteilen. Diesem Punkt sollte die größte Aufmerksamkeit gewidmet werden, da sonst alles andere keinen Sinn ergibt. Viel Geld auszugeben und die Anstrengungen der Mitarbeiter auf nicht vorrangige Ziele zu lenken, ist eine sehr erfolglose Strategie, die nur negative Ergebnisse bringen wird.

Der Aufbau einer Zielstruktur ist keine Aufgabe, die von einer Person an einem Tag erledigt werden kann. Je mehr Informationen gesammelt und verarbeitet werden, je mehr Mitarbeiter und Abteilungsleiter sich zu einem solchen Thema äußern können, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Liste der Ziele mit den internen Fähigkeiten und Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmt.

Schulung des Personals

Man kann nicht behaupten, dass ein KPI-System einfach und unbemerkt von den Mitarbeitern in den Betrieb eines Unternehmens eingeführt werden kann. Das KPI-System lässt sich leicht und für die Mitarbeiter unbemerkt in den Betrieb eines Unternehmens integrieren.

Die häufigsten Management-Fehler in dieser Phase sind: 

• Es wird den Mitarbeitern nicht ausreichend erklärt, warum ein solches System erforderlich ist. Wenn es “auf Geheiß der Unternehmensleitung” eingeführt wird und die Meinung der Mitarbeiter nicht berücksichtigt wird, ist dies das schlechteste Beispiel für die Motivation bei dem Versuch, ein solches Anreizsystem einzuführen.
• Reale Lohneinbußen.

Das Anreizsystem geht davon aus, dass mindestens 25 % des Einkommens eines Arbeitnehmers für seine Leistung gezahlt werden. Wenn KPIs eingeführt werden, sollte die Leistung steigen. Die kompetente Nutzung von KPIs bedeutet für das Unternehmen zusätzliche Kosten für Motivationsprämien.

Wenn ein Manager den Weg der Sparsamkeit wählt, wird ein Mitarbeiter, der früher, sagen wir, einen Satz von 10.000 erhielt, nach der Umstellung auf KPI einen Satz von 7.500 erhalten, und um seine üblichen 10.000 zu erhalten, muss er Höchstleistungen erbringen.

Beispiel für einen von CMW Platform erstellten Bericht über die Schlüsselindikatoren eines Mitarbeiters 

Es ist besser, dies nicht zu tun; es ist ein großer Schlag für die Motivation und kann den Mitarbeiter sogar dazu ermutigen, sich einen neuen Arbeitsplatz zu suchen.

Vor der Einführung von KPIs ist es sehr empfehlenswert, die Mitarbeiter auf diese vorzubereiten, am besten schrittweise. Wenn die Mitarbeiter noch nicht vorbereitet sind, ist es eine gute Idee, die Einführung dieses Systems zu verschieben, denn es wird nur dann gute Ergebnisse bringen, wenn die Mitarbeiter für die Veränderungen empfänglich sind und verstehen, warum sie notwendig sind.

CMW Platform hat ein Beispiel für die Einführung eines KPI-Systems in einem inländischen Unternehmen, bei dem die negative Einstellung der Mitarbeiter schnell beseitigt werden konnte.

Laut dem Geschäftsführer der Restaurantkette Tschaikhona Nr. 1 hat der Einsatz der CMW Plattform zur Automatisierung des KPI-Systems der Restaurantkette in kurzer Zeit beachtliche Ergebnisse erzielt, was die Effektivität sowohl der KPI-Strategie selbst als auch der auf der CMW Platform basierenden IT-Lösung belegt.

Geeignete KPIs auswählen

Auf der technischen Ebene läuft das KPI-System darauf hinaus, die Leistungen jedes einzelnen Mitarbeiters, der einzelnen Teams und des gesamten Unternehmens zu überprüfen und zu erfassen und anhand dieser Daten die Vergütung der Mitarbeiter zu berechnen und die Notwendigkeit einer Umstrukturierung und/oder Aktualisierung der Unternehmensplanung zu beurteilen. 

Es ist sehr wichtig, dass es gute Formeln gibt, die idealerweise von jedem Arbeitnehmer im Voraus auf der Grundlage dieser Formeln akzeptiert werden. Die Indikatoren sollten nicht verwischt werden, und es sollte nicht der Fall sein, dass die Vergütung eines Spezialisten von Indikatoren beeinflusst wird, auf die er nur wenig Einfluss hat. Die Auswahl geeigneter, leicht zu messender und ausgewogener KPIs ist einer der Schlüssel zum Erfolg der Implementierung eines KPI-Systems. Während Online-Vorlagen für eine KPI-Matrix bei der Auswahl persönlicher KPIs für Mitarbeiter hilfreich sein können, sollte die Auswahl von gruppen- und unternehmensweiten KPIs der zuständigen Mitarbeitergruppe oder einem externen Berater überlassen werden.

Wenn ein KPI-System richtig umgesetzt wird, steigen die Kennzahlen der Mitarbeiter, weil jeder einen klaren Zusammenhang zwischen ihnen und seinem Einkommen sieht.

Automatisierung des KPI-Systems

Wenn alle oben genannten Fragen geklärt sind, ist es an der Zeit, ein gut durchdachtes KPI-System mithilfe einer geeigneten Softwarelösung zu automatisieren:

• Vereinfachen Sie den Prozess der Planung von Aktivitäten und der Auswahl von KPIs, um die wichtigsten Unternehmensziele zu erreichen.
• Sammeln Sie die tatsächlichen Leistungsdaten aus dem verwendeten CRM-System.
• Zusammenführung von Daten über geplante und tatsächliche Indikatoren in einer gemeinsamen Datenbank zur weiteren Verarbeitung.
• Berechnen Sie die Mitarbeitervergütung.
• Erstellung von Berichten über die Leistung einzelner Mitarbeiter und Abteilungen.

Wie wählt man eine Softwarelösung für die KPI-Implementierung aus?

Viele Unternehmen würden gerne ein automatisiertes KPI-System verwenden, aber es gibt Faktoren, die dies nicht ermöglichen:

• Die Zeit reicht nicht aus, um Statistiken zu erstellen und KPIs zu berechnen.
• Sie wollen nicht zu viel Geld für den Kauf und die Wartung eines Automatisierungsprogramms für das KPI-System ausgeben.
• Das Personal ist nicht gewillt, Zeit mit dem Erlernen neuer Programme zu verbringen.
• Keine Lust, eine IT-Abteilung aufzubauen oder eine bestehende zu erweitern. 

All dies erschwert die Einführung von KPI-Systemen. Es ist jedoch möglich, einen Ausweg aus dieser Situation zu finden, indem man moderne, auf Low-Code-Prinzipien basierende Systeme einsetzt. Die Besonderheit solcher Systeme ist die Möglichkeit der schnellen Inbetriebnahme und der weiteren Anpassung des Systems an die geschäftlichen Anforderungen, hauptsächlich durch Geschäftsleute ohne Programmierkenntnisse.

Was sind die Vorteile von Low-Code Systemen?

• Schnelle Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen, ohne dass IT-Spezialisten benötigt werden
• Minimale Wartungskosten
• Keine besondere Ausbildung erforderlich
• Einfache Handhabung und Verständlichkeit für Mitarbeiter
• Zugänglich von mobilen Geräten

CMW Platform ist einer der Pioniere und Führer auf dem Markt der Low-Code-Plattformen für die Automatisierung von KPI-Systemen und die Entwicklung von Geschäftsanwendungen für beliebige andere Geschäftsaufgaben.

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Die Infografiken illustrieren die strategischen Prioritäten, die bei der Implementierung von Business Process Management-Systemen zu beachten sind. Sie geben einen Überblick über die Kernaspekte vor und während der Einführung von BPMS, damit Sie Stolpersteine umgehen und die Umsetzung beschleunigen können.

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Effektive Zusammenarbeit in mehreren Projekten

• Präsentieren Sie, wie Sie sich die Vervollständigung des Projekts vorstellen
• Bieten Sie Raum für Feedback der Team-Mitglieder, besonders unter Bezug auf die jeweiligen spezifischen Ansichten, wie etwa dem Design-Standpunkt oder dem Entwickler-Standpunkt

Eindeutige Plan-Formulierung für jedes Projekt

• Ressourcenverwaltung
• Feste Fristen
• Zentrale Dokumentenverwaltung

Sinngerechte Zuteilung von Ressourcen beim Leiten mehrerer Projekte

An festen Fristen festhalten

Zentrale Dokumentenverwaltung für alle Projekte

Schlusswort

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Comindware Tracker® ist ein System zur Workflow-Automatisierung, das interaktive Workflows verwaltet und optimiert sowie eine umfassende Dokumentenverwaltung und Social Collaboration-Funktionalität bereitstellt.

Die Comindware-Lösung wurde mit minimalem Zeitaufwand von Fachanwendern ohne spezielle IT-Kenntnisse implementiert und automatisiert nun den gesamten “Order to Assemble-Prozess”. Von der Auftragserfassung und Angebotserstellung bis zur Angebotskonfiguration und Produktion werden die einzelnen Arbeitsschritte automatisch vom System gesteuert. Die Anwender des Systems in den Abteilungen Vertrieb, Marketing und Technische Entwicklung loben die außergewöhnliche Bedienfreundlichkeit und mühelose Akzeptanz der Software.

Die wesentlichen durch den Einsatz von Comindware erreichten Verbesserungen sind:

• End-to-end-Automatisierung des “Order to Assemble-Prozesses”
• Akkurate Auftragsdaten und signifikant niedrigere Auftragsausfälle
• Sofortige Steigerung von individueller, Gruppen- und Teamproduktivität
• Systemkonfiguration durch Fachanwender ohne Unterstützung der IT-Abteilung
• Zukunftssichere Plattform für weitere Prozessoptimierung

„Wir haben uns für Comindware entschieden, weil diese Lösung eine einzigartige Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet. Mitarbeiter in Schlüsselpositionen hatten sofort Zugriff auf das System und konnten es gemäß ihren spezifischen Erfordernissen genau anpassen – ohne Hilfe von IT-Experten“, so Matthias Krostewitz, Head of Business Development bei Captron. „Comindware lässt uns bei der Arbeit mit unseren Prozessen alle Freiheit: Gestalten, Konfigurieren und Ändern – so oft und so schnell wie nötig. Ohne Unterstützung der IT-Abteilung.“

Die Comindware-Lösung dient als “Sandbox” für alle am Vertriebs- und Produktionsprozess beteiligten Mitarbeiter, die Schlüsselpositionen verantworten. Diese können mit einfachen Workflows ihre Arbeit beginnen und profitieren sofort von operativer Effizienz und Kontrolle. Anschließend erstellen sie iterativ die Aufgabenflüsse in mehrstufig verzweigten Prozessen”, so Max Tsypliaev, Gründer, Präsident und CEO von Comindware Inc. „Wir freuen uns, CAPTRON zu unseren Kunden zählen zu dürfen und diese Partnerschaft weiter auszubauen.“

Die CAPTRON Electronic GmbH zählt zu den führenden Hightech-Unternehmen im Bereich der Sensortechnologie und ist ein renommierter Hersteller von kapazitiven und optischen Sensoren. Er verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung und geht bei Qualität, Innovation und Entwicklung keine Kompromisse ein. Captron

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Die Comindware-Lösung gewährleistet die volle Kontrolle bei allen abteilungsübergreifenden Abläufen. Gleichzeitig werden deutliche Verbesserungen bei der teamübergreifenden Zusammenarbeit und operativen Effizienz erzielt.

Comindware Software überzeugt:

– effiziente Verwaltung von Kundenanforderungen und Aufträgen

– Prüfpfade und SLA-Verwaltung

– einheitliche Daten- und Dokumentenverwaltung

Comindware-Lösungen sind als Cloud-Version, In-house-Installation sowie für mobile iOS- und Android-Plattformen verfügbar. „Das stetige Wachstum unseres Unternehmens fordert erheblich mehr Transparenz bei den Prozessen sowie effektive Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Vertrieb und Finanzen. Mit Comindware können wir End-to-end-Prozesse für die Verwaltung von Aufträgen und Anforderungen schnell einrichten und unsere Team-Performance deutlich steigern“, so Mikhail Bulyha, General Director bei EnergoStroyHolding.

„Dank unserer patentierten Graph-Datenbanktechnologie ElasticData hält Comindware eine Alleinstellung als Lösungsanbieter für innovative und schnell wachsende Unternehmen, die ihre Kernprozesse automatisieren und optimieren wollen“, erklärt Max Tsypliaev, Gründer und President bei Comindware.

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Unter anderem ermöglicht das Comindware System auch außerhalb des Büros den Empfang von Anforderungen für Frachtlieferungen und die Eingabe zusätzlicher Daten. Bei besonders dringenden Vorgängen können alle Beteiligten in Echtzeit zusammenarbeiten. Seit der Implementierung des Tools können Team-Leiter die tatsächliche Arbeitsauslastung aller Mitarbeiter und den Fortschritt bei der Ausführung der zugewiesenen Aufgaben verlässlich überwachen.

Kernfunktionen der Comindware-Software:

– End-to-end-Verfolgung für Aufträge: von der Anforderung bis zum Abschluss
– Volle Kontrolle und Transparenz für die Finanzabteilung
– Umfassende Analysen von Finanzergebnissen sowie der Leistung individueller Mitarbeiter und der Abteilung insgesamt
– Aufbewahrung und Verwaltung des Auftragsverlaufs in nur einer Datenbank

Der nächste Schritt dieses Implementierungsprojekts beinhaltet die Integration der Comindware-Lösung mit der Active Logistics’ Website. Damit steht Kunden die Selbsthilfe zur Verfügung und sie können ihre Logistikaufträge selbst online verfolgen. „Mit einer einzigartigen Einfachheit bei der Konfiguration und dem minimalen Zeitaufwand bis zur Betriebsbereitschaft ermöglicht Comindware die kontinuierliche Prozessverbesserung und trägt so maßgeblich dazu bei, Wettbewerbsvorteile nachhaltig zu sichern“, so Maxim Tsypliaev, Gründer und CEO von Comindware. „Wir freuen uns darüber, Active Logistics zu unseren Kunden zählen zu dürfen und darauf, unsere Partnerschaft bei zukünftigen Projekten weiter auszubauen.“

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1. Analysieren Sie Ihre Prozesse. Falls sie nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, sollten Sie vor der Migration ausreichend Zeit und Aufwand für ihre Überarbeitung einplanen. Denn Projektmanagement Software in der Cloud führt genauso wenig automatisch zu besseren Resultaten wie alle anderen Migrationsvorhaben.
2. Kommunizieren Sie mit den Endbenutzern – nicht nur vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software, sondern auch währenddessen und danach. Die Akzeptanz im gesamten Unternehmen ist eine kritische Voraussetzung für die Verbesserung von Prozessen.
3. Formulieren Sie Erfolgskriterien, damit Sie feststellen können, ob Projektmanagement Software in der Cloud für Ihr Unternehmen der richtige Weg ist. Zu den augenscheinlichen Gründen für den Umstieg auf eine Online Projektmanagement Software zählen Kosteneinsparungen, kürzere Produkteinführungszeiten und Mobilität. Aber einer erfolgreichen Cloud-Migration gehen immer eine detaillierte Beurteilung des Ist-Zustands sowie das Erarbeiten einer Checkliste mit den angestrebten Zielen voran. Schließlich gibt es in jedem Unternehmen individuelle Gegebenheiten, denen ein allgemeiner Standardansatz nicht gerecht werden kann.
4. Bereinigen Sie vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software Ihre Daten. Genau wie beim Wohnungsumzug ist jetzt der beste Zeitpunkt, um gründlich auszusortieren. Egal wie groß oder klein eine Organisation ist, mangelnde Qualität und Integrität der Daten führt schnell zu Problemen, denn Mitarbeiter verlassen sich dann auf persönliches Fachwissen und die bisher angewandten Verfahren zur Problemlösung.
5. Führen Sie Tests mit Beispiel- oder unwichtigen Daten durch. So ist der normale Betrieb nicht gefährdet, falls die Testphase nicht so reibungslos wie erwartet verläuft.
6. Fangen Sie klein an. Migrieren Sie einzelne Prozesse, nicht alle auf einmal. Lassen Sie sich nicht nur von der allgemeinen Begeisterung über Projektmanagement Software in der Cloud mitreißen. Die Bearbeitung komplexer Projekte wird durch die Organisation als übersichtliche Teilaufgaben wesentlich vereinfacht und auch Probleme sind einzeln leichter zu bewältigen, als wenn sie wie eine Lawine alles überrollen.
7. Sie müssen echtes Interesse daran haben, Ihr Projektmanagement in der Cloud zu erledigen und nicht nur dem allgemeinen Trend folgen wollen.

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1. Klare Projektziele

2. Intuitive Benutzeroberfläche

3. Akzeptanz bei den Mitarbeitern

4. Effektive Einführung, Schulung, Bereitstellung sowie kompetenter Support vor und nach der Installation

5. Sorgfältige Planung

6. Kosten

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